A gestão de operações é uma pauta obrigatória em toda empresa que depende da cadeia de suprimentos ou desenvolve alguma ação de logística.
O assunto é extenso: engloba desde o transporte de pessoas, materiais e produtos até o seu armazenamento, compra e distribuição.
Sem uma estrutura em gestão de operações e logística, fica praticamente impossível ter sucesso em uma atividade produtiva, seja ela industrial, comercial ou em serviços.
A propósito, esse é um ótimo momento para quem quer ser bem-sucedido na área de operações logísticas, já que, até 2029, a previsão de crescimento é de 4,3%.
Para isso, é preciso antes entender quais são os objetivos da gestão de operações e como ela pode ser organizada.
É disso que vamos tratar neste texto.
Veja os tópicos abordados:
- O que é a gestão de operações?
- Qual é o papel da gestão de operações dentro de uma empresa?
- Por que investir na eficiência da gestão de operações?
- Qual deve ser o perfil do gestor de operações?
- Como otimizar a gestão de operações?
Acompanhe até o final e veja como adotar um sistema de gestão de operações e as principais atividades na área.
Leia também:
- Supply Chain: o que é, desafios e dicas para otimizar a gestão
- O que é logística reversa, como funciona, etapas e exemplos
- Cadeia de suprimentos: o que é, qual a importância e exemplos
O que é a gestão de operações?
Gestão de operações é o esforço para controlar e direcionar a linha de frente, o dia a dia de uma empresa.
Na indústria, a parte operacional acontece no chão de fábrica, enquanto no varejo, o ponto de venda é onde se concentram as principais operações.
No entanto, a gestão de operações vai além, dando conta ainda de todas as atividades de back office.
É um termo muito usado por profissionais de logística, em razão da complexidade das operações nesse setor.
Porém, em razão da sua amplitude, ele pode ser aplicado em todo o segmento produtivo, independentemente do tipo de atividade que se realiza.
Qual é o papel da gestão de operações dentro de uma empresa?
Não é difícil imaginar a rotina das operações de uma loja de roupas, por exemplo.
Os clientes entram, escolhem seus produtos, pagam e levam para casa.
Nesse processo, cabe ao vendedor ou vendedora verificar se a peça escolhida está disponível em estoque.
Caso positivo, ela será retirada, motivando uma baixa no inventário.
A partir disso, o setor de compras deverá fazer uma requisição de uma nova peça, para que um próximo cliente a encontre disponível.
Agora, multiplique essa operação por dez, cem ou mil em dias, semanas e meses.
Consegue dimensionar a complexidade disso e o quão necessária se faz uma gestão de operações?
Não por acaso, a maioria das empresas conta com um sistema de gestão de operações, do contrário, seria humanamente impossível dar conta de tudo.
Por isso, a gestão de operações tem um papel central nas empresas, já que é a partir dela que seus objetivos, inclusive estratégicos, são alcançados.
Por que investir na eficiência da gestão de operações?
A gestão de operações e logística, como vimos, é onde boa parte das empresas encontra os maiores desafios operacionais.
Aliás, essa é a área onde as empresas mais costumam gastar.
Segundo a Associação Brasileira de Operadores Logísticos (ABOL), em 2022 só os custos operacionais consumiram 13,3% do PIB.
Repare bem na palavra “consumir”.
Nesse caso, ela significa que parte do PIB simplesmente evaporou só por causa dos custos logísticos.
Não surpreende, portanto, que o objetivo número 1 das empresas ao investir na gestão de operações seja a diminuição dos gastos, entre outros, como veremos a seguir.
Redução de custos
A publicação da ABOL faz ainda um comparativo, alertando sobre os altos custos operacionais no Brasil.
Enquanto em nosso país eles estão na casa dos dois dígitos, nos Estados Unidos eles oscilam entre 6% e 7%.
Uma diferença muito grande e que nos faz novamente despertar para o chamado “Custo Brasil”.
Esse é o termo usado para designar os problemas estruturais que atrasam o nosso desenvolvimento.
Entre os mais conhecidos, destacam-se os impostos, a falta de segurança e a precariedade da malha rodoviária, além da falta de modais de transporte.
Tudo isso só justifica o esforço que a gestão de operações deve despender para reduzir os custos das atividades empresariais.
Maior lucratividade
Redução de custos é sinônimo de aumento nos lucros.
A gestão de operações pode, indiretamente, contribuir para que um negócio aumente suas margens, ao diminuir o impacto dos custos operacionais.
Nesse caso, os lucros aumentam não pela expansão do mercado, como seria de se esperar.
Por outro lado, essa pode ser uma consequência, uma vez que, ao diminuir seus custos operacionais, as empresas podem adotar estratégias mais agressivas.
Elas passam a ter maior disponibilidade de receitas, podendo assim investir na melhoria de seus produtos e na eficiência das suas operações.
Aumenta a produtividade
Operações bem geridas são operações controladas.
Isso significa que, no dia a dia, a margem para erros e imprevistos é reduzida, com desdobramentos positivos em todas as etapas dos processos.
Um deles é o aumento da produtividade, em função da maior sintonia entre os agentes envolvidos nas operações.
É como se cada peça da cadeia de suprimentos soubesse exatamente o que fazer, dada uma determinada circunstância.
As pessoas são pegas desprevenidas menos frequentemente, ganhando mais segurança em suas atividades.
O resultado disso é o aumento da produtividade e da percepção de que existe um controle e um propósito por trás de cada rotina na empresa.
Menos exposição a riscos
O Brasil registra 7 mortes por dia em locais de trabalho, como aponta um levantamento da da Fundação Jorge Duprat Figueiredo de Segurança e Medicina do Trabalho (Fundacentro).
É um número bastante elevado, se considerarmos que isso dá cerca de 2,5 mil óbitos por ano.
Uma maneira de reduzir esse triste indicador é investir na gestão de operações, a qual também abrange as rotinas em segurança do trabalho.
Cabe destacar que entre os riscos ocupacionais também estão aqueles “silenciosos”, com potencial de causar danos no longo prazo.
Nos escritórios, por exemplo, os problemas posturais podem vir a se tornar um problema, aumentando as taxas de absenteísmo.
São desafios que podem ser mitigados quando a empresa conta com uma gestão de operações voltada à promoção da segurança, saúde e bem estar.
Previsibilidade de receitas e resultados
Gerir é controlar, e controlar é tornar previsível.
A gestão de operações contribui bastante nesse aspecto, ao mitigar os riscos e reduzir os custos.
O negócio passa a operar em um regime, se não de calmaria, pelo menos de “caos controlado”.
Em outras palavras: por mais agitada que seja uma rotina, com a gestão de operações ela passa a ser menos imprevisível.
Com isso, tendem a aumentar as receitas e a performance como um todo melhora.
Clientes mais satisfeitos
As pessoas gostam de encontrar seus produtos preferidos sempre disponíveis e prontos para consumo nos pontos de venda.
A frustração acontece quando ocorre o contrário, que é a falta de produtos ou itens em más condições ou mesmo fora da validade.
São problemas que podem ser evitados com uma gestão de operações focada na satisfação do cliente.
Esse é um ponto crítico especialmente para revendedores ou empresas que operam com muitos pontos de distribuição ou centros logísticos.
Como há mais intermediários, o lead time passa a ser maior, demandando um esforço mais ativo para não gerar atrasos nas entregas.
Qual deve ser o perfil de um gestor de operações?
A gestão de operações e logística tem alta exigência.
Considerando os desafios para quem atua nessa área, é preciso um repertório vasto de soft skills e hard skills para se destacar profissionalmente.
Entre as primeiras, destacam-se o espírito de liderança, a boa comunicação e um forte sentido analítico.
É preciso saber trabalhar com pessoas, mas não para por aí.
Afinal, as hard skills são tão importantes quanto as habilidades inatas para ter sucesso na gestão de operações.
Nesse aspecto, ganha vantagem quem tem formação em áreas como Administração e Logística.
É bastante comum, ainda, encontrar pessoas formadas nos mais variados campos da Engenharia atuando nesse setor.
Pessoas não formadas nessas áreas também podem encontrar seu espaço, qualificando-se em cursos de pós-graduação voltados para a formação de profissionais para a supply chain.
Como otimizar a gestão de operações?
Se analisarmos por uma perspectiva mais ampla, poderíamos enumerar centenas de objetivos da gestão de operações.
Então, para simplificar, é mais fácil dizer que a meta principal dessa área é garantir o sucesso de uma atividade no menor tempo possível ao custo mais baixo.
Claro que essa não é uma missão fácil, mas também está longe de ser impossível.
Confira na sequência o que fazer para alcançar o sucesso em todos os sentidos.
Cuide do planejamento
Gerir é planejar.
Essa é uma verdade universal, seja qual for o tipo de empresa.
Na parte operacional, esse planejamento começa já na escolha do modelo de negócio, passando pela montagem do Modelo Canvas e do plano de negócios.
A partir disso, as lideranças podem avançar para o planejamento tático, que por sua vez dá origem ao planejamento operacional.
Esse planejamento deve ser revisado periodicamente, a fim de ajustá-lo a eventuais mudanças no cenário externo.
Qualifique os funcionários
As operações de um negócio são a sua linha de frente.
É onde os consumidores criam a percepção sobre uma marca e fazem juízos sobre a qualidade dos seus produtos e serviços.
Por isso, é extremamente importante que as pessoas que atuam nas atividades principais de uma empresa estejam muito bem preparadas.
Elas devem ser treinadas para prestar o melhor atendimento, tirar dúvidas e fazer o cliente se sentir acolhido.
Otimize os custos de operação
Já falamos sobre a importância da redução de custos, mas você saberia dizer como conseguir isso?
Na gestão de operações, um dos principais geradores de custos são os transportes.
Pensando nisso, avalie o quanto seu negócio tem gasto nessa parte.
Será que o transporte dos seus colaboradores não sairia mais em conta se a empresa disponibilizasse transporte próprio, em vez de pagar para cada um deles?
Quem sabe se o seu fornecedor não pode reduzir os custos de entrega, optando por rotas que levem menos tempo para chegar?
São algumas das muitas formas de otimizar as operações e diminuir os custos com o transporte no geral.
Abrace a tecnologia
Citamos rapidamente o quanto um sistema de gestão de operações pode ajudar as empresas a gerir suas atividades.
Desenvolvidos como um software e disponibilizados em sua maioria como SaaS, esses sistemas funcionam mais ou menos como um ERP.
Alguns são também equipados com funções de CRM, ajudando na gestão do relacionamento com clientes e fornecedores.
Para empresas que atuam na cadeia de suprimentos, os sistemas de gestão de operações são fundamentais para gerir aspectos como rotas, consumo de combustíveis e quilometragem, entre outros.
Forme (ou contrate) lideranças
A área de gestão de operações precisa de líderes altamente qualificados.
As empresas podem, nesse caso, optar por dois caminhos: buscar no mercado ou formar suas próprias lideranças.
Quem opta por contratar ganha rapidez e agilidade, caso encontre logo um profissional no perfil desejado.
Por sua vez, as empresas que treinam e preparam seus líderes têm um custo maior, mas em compensação tendem a reduzir o turnover, já que os profissionais ganham mais identificação.
Fomente a inovação
Engana-se quem pensa que na área de gestão de operações não se pode inovar.
Como vimos, a tecnologia é uma aliada, o que por si só já abre alguma possibilidade para fazer algo diferente.
Um exemplo nesse sentido é o uso de drones para entrega, uma inovação cada vez mais em voga em empresas que trabalham com e-commerce.
Isso sem falar nas incontáveis formas de automação.
A tecnologia e a inovação podem ser aplicadas também em setores críticos como controle de estoque e para melhorar a experiência de compra.
Melhore continuamente
Toda empresa tem que lidar com a concorrência em menor ou maior grau.
Assim, as que estão continuamente buscando melhorar se expõem menos às ameaças dos concorrentes, como previsto nas 5 Forças de Porter.
Uma maneira de investir nisso é implementar na empresa uma cultura de melhoria, por meio da filosofia e metodologia Kaizen.
Conclusão
A gestão de operações é uma área repleta de desafios para profissionais com perfil arrojado.
Entre esses desafios, está cuidar da segurança dos dados e das transações realizadas pela internet.
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Referências:
https://www.mordorintelligence.com/pt/industry-reports/brazil-freight-logistics-market-study
https://abolbrasil.org.br/noticias/noticias-do-setor/custo-brasil-do-setor-logistico-deve-consumir-133-do-pib-em-2022
https://agenciabrasil.ebc.com.br/saude/noticia/2023-04/brasil-tem-sete-mortes-por-dia-causadas-por-acidentes-de-trabalho
https://blog.rn.sebrae.com.br/operacional-da-empresa/
https://sebrae.com.br/sites/PortalSebrae/artigos/otimize-os-processos-produtivos-da-sua-empresa-e-reduza-os-custos,0bac438af1c92410VgnVCM100000b272010aRCRD
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